Código de conducta

Ser la organización reconocida por ofrecer soluciones financieras integrales, ágiles y seguras a sus clientes, comprometida con el desarrollo productivo del país.

En el 2015, duplicaremos el patrimonio generando valor para nuestros accionistas.

Somos una Compañía de Financiamiento con vocación de servicio. Escuchamos a nuestros clientes para brindarles soluciones financieras, buscando altos estándares de calidad y administración del riesgo, respaldados en el mejor talento humano y tecnología avanzada, para estar A su Lado.

Nuestro compromiso permanente es el respeto por las personas, la sostenibilidad de la organización y la generación de confianza y valor para nuestros diferentes grupos de interés.

Hace parte de la cultura organizacional de la Compañía, satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, buscando el bienestar de ellos, de la Compañía, de sus colaboradores y de la sociedad en general y para lograr este objetivo, actuamos dentro de un marco ético y legal, respetando las personas y las instituciones, es decir, actuando bajo fieles parámetros de responsabilidad social dándole prioridad a los siguientes valores, que son los impulsores principales de la actuación de los colaboradores y la Organización, otorgando cohesión y sentido de pertenencia y estableciendo compromisos éticos, entre sus miembros, y de la organización con sus clientes y socios:

• RESPONSABILIDAD: Asumir con convicción las funciones y deberes con la certeza de cumplirlas de manera eficaz, eficiente y oportuna.
• COMPROMISO: Cumplir con las responsabilidades y promesas asumidas generando valor agregado y aportando más de lo esperado.
• SERVICIO: Brindar de manera oportuna, con calidad y calidez soluciones a las necesidades de nuestros clientes internos y externos.
• EQUIDAD: Principio del comportamiento humano que nos impulsa a actuar de manera correcta con todas las personas, sin distinciones ni excepciones de ningún tipo y brindando a cada persona lo que se merece.
• TRANSPARENCIA: Actuar sin discrepancia entre lo que se dice y lo que se hace enfocado en actitudes de honradez y rectitud.
• RESPETO: Resalta la dignidad humana, valorando y comprendiendo las diferentes formas de actuar y pensar, siempre y cuando no contravenga ninguna forma o derecho fundamental.

Dada la política empresarial de la Compañía y la filosofía en que se apoya, todos los funcionarios de la Entidad deben desempeñar sus funciones con un cumplimiento estricto de los principios éticos que se establecen en el presente código.

Los estatutos, las reglas de conducta, los códigos y los manuales existentes en la Compañía no sustituyen el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia indispensable de los funcionarios en el ejercicio de sus cargos, pero obviamente los mismos son de obligatorio cumplimiento.

Los funcionarios de la Compañía estarán obligados en todas sus actuaciones a:

1. Actuar de buena fe, con lealtad, diligencia y cuidado, velando por el respeto de las personas, el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía.
2. En el ejercicio de sus funciones deberán mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones, actuando de buena fe y en cumplimiento de la ley.
3. No intervenir en situaciones que faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan confundir la buena fe de tercer0ps o utilizarse en forma contraria a los intereses de la Compañía.
4. Evidenciar una adecuada conducta teniendo en cuenta las normas y políticas que rigen el vínculo laboral con la Compañía.
5. Dar cumplimiento a las tareas encomendadas con observancia de las normas y procedimientos que le rigen.
6. Procurar por la reputación de IRIS, teniendo en cuenta los riesgos a que puede verse enfrentada en el normal desarrollo de su objeto social.
7. Actuar con objetividad y mantener un trato respetuoso con clientes, proveedores y demás empleados de la Entidad.
8. Ser eficaces en el desarrollo de sus funciones, dando un uso adecuado a los recursos que pone a disposición la Compañía y cumpliendo oportuna y acertadamente con lo encomendado.
9. Ser consecuentes en el comportamiento tanto a nivel laboral como personal, interiorizando los valores y principios éticos de la Compañía; es decir, llevar una vida personal acorde con la responsabilidad y exigencias de la función o cargo que desempeña dentro de la Entidad.
10. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la sociedad, sus clientes, accionistas y directivos.
11. Los funcionarios de la Compañía no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes, pagos ni ningún otro concepto que pueda influir en sus decisiones para facilitar negocios y operaciones.

La información que se revele al personal directivo, administrador o empleado de la Compañía no debe ser utilizada para beneficio personal ni de nadie diferente a la Entidad; tanto IRIS como sus directivos, administradores y empleados deben proteger la información que les ha sido dada a conocer por sus clientes y aquella propia que se considere confidencial, salvo los casos en que las autoridades la requieran.

La información confidencial de la Entidad, relativa a sus actividades, constituye un activo valioso y por ello la protección de esta información resulta vital para el crecimiento de la Compañía y su posibilidad de competir; ésta comprende toda la información no pública que podría ser de utilidad para los competidores o cuya divulgación podría ocasionar un perjuicio a la Entidad, a sus accionistas o a sus clientes y en consecuencia el personal, en calidad de productor, custodio, usuario o destinatario de este tipo de información, deberá protegerla adecuadamente; asegurando para ello su categorización y custodia, de acuerdo a las normas internas e instrucciones dadas.

El uso y/o la distribución no autorizada de información confidencial, constituye una violación a este Código, a las normas y políticas de la Compañía y podría tener consecuencias negativas tanto para la Sociedad como para los individuos involucrados. En estos casos la Entidad llevará a cabo las acciones disciplinarias y/o legales que correspondan.

La Compañía respeta los derechos de propiedad y la información confidencial de otras empresas y requiere del Personal la observancia de tales derechos.

De conformidad con lo anterior, los funcionarios deberán abstenerse de:

1. Realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros usando información confidencial de la sociedad, de sus clientes, proveedores, accionistas y directivos.
2. Suministrar a un tercero información que no tenga derecho a recibir.
3. Aconsejar la realización de operaciones con cargo a información privilegiada que tenga en razón de su cargo o que se trate de información confidencial de que tenga conocimiento y que no sea pública.
4. Revelar ni transferir a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, secretos comerciales, industriales, que pertenezcan a la compañía, sus clientes, proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión a su cargo. Estas obligaciones continúan vigentes para los funcionarios aún después de su desvinculación de la compañía.

Las Entidades tienen la responsabilidad de establecer una comunicación efectiva con todos sus accionistas y demás grupos de interés, de modo que éstos dispongan de información veraz, completa, precisa, oportuna y fácilmente comprensible sobre todos los aspectos sustanciales relativos a la situación financiera, los resultados de sus operaciones y todos los hechos relevantes que afecten o puedan afectar la toma de decisiones.

Los informes y documentos que la Entidad debe presentar ante los diferentes entes reguladores incluirán siempre información veraz, completa, precisa, oportuna y fácilmente comprensible para ello IRIS tiene como propósito:

1. Observar las mejores prácticas en todas las cuestiones relativas a contabilidad, controles financieros, información interna y tributaria.
2. No permitir que existan operaciones realizadas por la Entidad que no estén debida y oportunamente contabilizadas.
3. Reflejar con precisión las operaciones y los hechos económicos, en los libros, registros contables y cuentas de la Compañía y cumplir tanto con los principios contables exigidos, como con el sistema de controles internos de la Entidad.
4. No distorsionar los registros de modo alguno para ocultar, enmascarar o alterar la verdadera situación financiera de la Compañía.

2.3.1. Correspondencia

Los empleados, directivos y colaboradores deberán mantener en la correspondencia un estilo correcto conciso, evitar la exageración, la conjetura, las conclusiones apresuradas y las observaciones ofensivas o infundadas sobre personas o instituciones. Esto se aplica a las comunicaciones y correspondencia interna y externa de toda índole, incluidos los memorandos, notas informales o correo electrónico.

La eliminación de los registros únicamente se podrá realizar cuando exista certeza que la Compañía o las Entidades de Vigilancia y Control no los requerirán en el futuro.

2.3.2. Uso Adecuado de Recursos

Los funcionarios deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, los muebles, las herramientas de trabajo, los equipos y demás elementos. Respecto al correcto uso de internet, intranet y del correo electrónico, se deberán respetar las pautas corporativas vigentes (establecidas en la normativa específica), prohibiéndose las cadenas, acceso y distribución de material obsceno o de mal gusto, o cualquier uso que pudiera resultar violatorio de las normas de la Entidad.

2.3.3. De las Relaciones

2.3.3.1. Relación con las Autoridades: Los funcionarios deberán mantener sus relaciones con las entidades gubernamentales y autoridades públicas dentro del marco de la ley y bajo los principios éticos de este código.

2.3.3.2. Relaciones con los Clientes: Los funcionarios de la compañía deberán abstenerse de realizar negocios y/o operaciones con las personas naturales o jurídicas de las cuales se observe tengan un comportamiento contrario a las leyes.

2.3.3.3. Relaciones con los Proveedores: La selección de los proveedores debe hacerse con criterios técnicos, profesionales y éticos, teniendo presente las normas sobre el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. Se deberá tener completo conocimiento del proveedor y se deberán tener antes de su selección cotizaciones de precios.

2.3.3.4. Relación con los Competidores: La competencia será leal y de acuerdo con los principios de la sana competencia. Los funcionarios deberán abstenerse de realizar comentarios que pueda afectar la imagen de los competidores o contribuir en la divulgación de rumores.

2.3.3.5. Relaciones con los Compañeros de Trabajo: Las relaciones de trabajo deben guiarse por los principios del respeto, colaboración, trabajo en equipo y lealtad.

Todos los empleados, directores y colaboradores deberán abstenerse de participar en situaciones que impliquen conflictos de interés para ellos o para la Compañía. Para tal efecto deberán seguir las siguientes normas:

Quienes tienen la responsabilidad de contratar o disponer (Captar, Colocar o Negociar) a nombre de la Compañía, no lo podrán hacer directamente con su cónyuge o compañero(a) permanente, ni con sus parientes dentro del 2º grado de consanguinidad o de afinidad y 1º civil. En estos eventos la operación será tramitada por un funcionario ajeno a dichas relaciones, y en todo caso, de tratarse de una operación con vinculados, deberá observase la normativa dispuesta sobre la materia.

Evitarán participar en actividades o administrar negocios contrarios a los interese s de la Compañía o que puedan perjudicar la completa dedicación o el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.

No establecerán empresas o negocios que compitan con la Compañía, ni serán socios, empleados o administradores de las mismas.

No realizarán negocios de interés personal o familiar al interior de la Compañía; Igualmente, se abstendrán de tener participación o propiedad en empresas que tengan o busquen tener negocios con ésta.

El otorgamiento de créditos a los accionistas de la Compañía se hará dentro de los límites legales establecidos, de tal manera que no llegue a poner en peligro la solvencia o liquidez de la Institución.

No autorizarán o negarán ningún negocio con base en sentimientos de amistad o enemistad de quienes tienen en sus manos la responsabilidad de decidir. Así mismo, tampoco se favorecerá a un cliente o proveedor en particular en detrimento de otro. No participarán en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, su rendimiento o el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la Compañía.

No recibirán, directa ni indirectamente, pagos, servicios, préstamos u otro tipo de retribución por parte de cualquier persona o entidad que haga negocios con la Compañía. Reportarán a su superior inmediato o al órgano social correspondiente, cualquier acto, conducta o procedimiento que viole el presente Código.

Quienes actúen como Director, administrador o colaborador con acceso a información privilegiada, tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés en razón de tal información.

Por otro lado, dada la naturaleza de las operaciones en la MESA DE DINERO, los funcionarios adscritos a esta área tendrán la obligación de observar dentro de su actuar las siguientes pautas de comportamiento con el fin de evitar verse involucrados en Conflictos de Interés:

No proporcionarán a terceros información de naturaleza confidencial referente a la Compañía.

No Aceptarán comisiones, participación en ganancias, regalos, dinero, servicios gratis y viajes de las contrapartes que realicen o procuren negocios con la Entidad.

No Realizarán inversiones o negociaciones en títulos valores y demás documentos negociables, que puedan ser calificados de especulativos o que no cumplan con las políticas de IRIS.

No efectuarán operaciones, directamente o por interpuestas personas, utilizando información privilegiada.

No se Abstendrán de informar de cualquier conflicto de interés entre sus propios intereses o los de otros clientes y darán a los mismos un tratamiento justo y equitativo.

A su vez los funcionarios de IRIS que tengan participación directa o indirecta en las operaciones de Tesorería en la parte de Control (Middle Office), informarán objetiva y oportunamente a las Directivas u organismos definidos en los procedimientos, el estado real del portafolio de inversiones; al igual que los funcionarios que tengan participación en la parte de Registro y cierre, los cuales deberán reflejar fielmente y de acuerdo a la normativa, el valor real de las inversiones; es decir, será obligatoria la utilización de métodos de valoración que garanticen que no se favorecerán los niveles de provisiones que puedan generarse. En ningún caso, podrán encubrir una anomalía o desborde de los límites establecidos.

IRIS ante posibles situaciones que puedan generar conflictos de interés entre empleados, directores, administradores o colaboradores de la Compañía, establece el siguiente procedimiento con el fin de darle un adecuado tratamiento:

Sin excepción alguna, los miembros de la Junta Directiva, el Presidente, los Directores y los demás empleados de IRIS deberán revelar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de la Compañía, al tratar con clientes, proveedores y cualquier persona que realice o pretenda ejecutar negocios con la Entidad o con empresas en las que ésta tenga participación o interés, directa o indirectamente.

Administradores: Cuando un administrador se vea enfrentado a un conflicto de interés, se le dará el tratamiento previsto en el Decreto 1925 de mayo 28 de 2009; por medio del cual se reglamenta parcialmente el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, y demás normas concordantes, en lo relativo a conflicto de interés y competencia con la sociedad por parte de los administradores de la sociedad, saber:

Artículo 1°. El administrador que incurra por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en conductas que impliquen conflicto de interés o competencia con la sociedad en violación de la ley y sin la debida autorización de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, responderá solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a los asociados, a la sociedad o a terceros perjudicados, con el propósito de lograr, de conformidad con la ley, la reparación integral.

Artículo 2°. Conforme al precepto legal consagrado en el último párrafo del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, en caso de conflicto de interés o competencia con la sociedad, el administrador ordenará la convocatoria o convocará a la Asamblea General o Junta de Socios, señalando dentro del orden del día la solicitud de autorización para la actividad que le representa conflicto de interés o competencia con la sociedad. Durante la reunión de la Asamblea o Junta de Socios, el administrador suministrará toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, de conformidad con la Ley 222 de 1995, la autorización de la Junta de Socios o Asamblea General de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad.

Artículo 3°. Los administradores que obtengan la autorización con información incompleta, falsa o a sabiendas de que la operación ocasionaría perjuicios a la sociedad, no podrán ampararse en dicha autorización para exonerarse de responsabilidad por sus actos y, en consecuencia, deberán responder frente a la sociedad, los socios o terceros perjudicados.

Artículo 4°. Los socios que hayan autorizado expresamente la realización de un acto respecto del cual exista conflicto de interés o competencia con la sociedad, que perjudique los intereses de la sociedad, serán responsables solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que ocasionen a esta, a los socios y a terceros, salvo que dicha autorización se haya obtenido de manera engañosa. Lo anterior, sin perjuicio de la declaratoria de nulidad que pudiese resultar de los actos amparados en tales decisiones por violación de la ley.

Artículo 5°. El proceso judicial para obtener la declaratoria de nulidad absoluta de los actos ejecutados en contra de los deberes de los administradores consagrados en el numeral 7° del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, se adelantará mediante el proceso legalmente establecido, de conformidad con el artículo 233 de la Ley 222 de 1995; sin perjuicio de otros mecanismos de solución de conflictos establecidos en los estatutos. Salvo los derechos de terceros que hayan obrado de buena fe, declarada la nulidad, se restituirán las cosas a su estado anterior, lo que podría incluir, entre otros, el reintegro de las ganancias obtenidas con la realización de la conducta sancionada, sin perjuicio de las acciones de impugnación de las decisiones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 191 y siguientes del Código de Comercio.

Mediante este mismo trámite, el administrador que obre contrariando lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, será condenado a indemnizar a quien hubiese causado perjuicios. El juez competente, según lo establecido en la ley, podrá sancionar a los administradores con multas y/o con la inhabilidad para ejercer el comercio, sin perjuicio de la responsabilidad penal que dicha conducta pudiese generar.

Empleados: En caso de que el conflicto de interés ataña a un empleado de la Entidad, este deberá informar por escrito a su superior jerárquico a efectos de que éste defina sobre el particular y de estimar que se configura el conflicto de interés, designará a quien reemplazará a la persona. Para este caso la Compañía podrá acudir a lo contemplado por el Reglamento Interno de Trabajo sobre el particular y dependiendo de la complejidad del asunto, se podrá requerir que dicha situación sea presentada a la Presidencia y/o a la Junta Directiva de IRIS.

En cualquier caso, la duda respecto de la configuración de actos que conlleven a conflictos de interés no exime de la obligación de abstenerse de participar en las respectivas actividades y de dar a conocer dicha situación.

Dentro del SARLAFT, se establece como falta Leve: La violación por parte del empleado de las obligaciones o prohibiciones legales, contractuales o reglamentarias o de los procedimientos definidos para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo, cuando no se verifique un actuar doloso o gravemente culposo del empleado y no acarree un significativo riesgo o perjuicio para la Entidad. Lo anterior sin perjuicio de norma legal que establezca expresamente una sanción mayor.

La sanción para este tipo de faltas implica por primera vez, llamado de atención escrita o suspensión en el trabajo hasta por ocho (8) días, y por reincidencia, suspensión en el trabajo hasta por dos (2) meses, según la gravedad de la falta, el perjuicio causado, el número de reincidencias y la responsabilidad que al empleado se le haya asignado de acuerdo con la decisión que tome Desarrollo Humano y Organizacional, o Presidencia, o quién se delegue.

Como falta grave se establece dentro del SARLAFT, la violación por parte del empleado de las obligaciones o prohibiciones legales, contractuales o reglamentarias o de los procedimientos definidos para prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo, cuando se verifique un actuar doloso o gravemente culposo del empleado y/o acarree un significativo riesgo o perjuicio para la Entidad.

La sanción disciplinaria para las faltas graves de un empleado se deberá aplicar al Reglamento Interno de Trabajo según la gravedad de la falta, el perjuicio causado, el número de reincidencias y la responsabilidad que al empleado se le haya asignado de acuerdo con la decisión que tome Desarrollo Humano y Organizacional, o Presidencia, o quien se delegue. Lo anterior, salvo que una norma legal conmine a imponer una sanción diferente.

Para faltas Leves: Desarrollo Humano y Organizacional, o el Presidencia, o quien se designe, se definen como la instancia que tiene la competencia para sancionar una falta Leve, para lo cual deberá verificar la exactitud de los hechos, oirá, en compañía del Oficial de Cumplimiento cuando lo considere necesario, al presunto infractor, comprobará si se cumplen los supuestos para catalogar la conducta como falta leve, y sí procede, impondrá la sanción correspondiente, todo con observancia del debido proceso consagrado en el Reglamento Interno de Trabajo.

La decisión será notificada por escrito al interesado por parte de la Dirección de Desarrollo Humano y Organizacional, o el Presidente y deberá contener, en todo caso, un breve relato de los hechos, en el que se recogerán de manera resumida las manifestaciones del infractor, se expresará la calificación de la falta cometida, la sanción disciplinaria impuesta, las circunstancias de su cumplimiento y los recursos que contra ella procedan, el plazo hábil para recurrir y el empleado ante quien deba interponerse.

Para faltas Graves: Desarrollo Humano y Organizacional, o Presidencia, o quien se delegue, tomarán declaración al infractor en audiencia de descargos y ordenará la práctica de cuantas diligencias sean precisas para el esclarecimiento de los hechos y determinación de las responsabilidades, teniendo en cuenta el concepto previamente emitido por el Oficial de Cumplimiento y solicitando su participación cuando lo considere necesario.

La decisión será notificada por escrito al interesado por parte de la Dirección de Desarrollo Humano y Organizacional, o el Presidente y deberá contener, en todo caso, un breve relato de los hechos, en el que se recogerán de manera resumida las manifestaciones del infractor, se expresará la calificación de la falta cometida, la sanción disciplinaria impuesta, las circunstancias de su cumplimiento y los recursos que contra ella procedan, el plazo hábil para recurrir y el empleado ante quien deba interponerse. La decisión que adopte la Compañía podrá ser también la terminación del contrato de trabajo con justa causa por parte del empleador, lo cual se notificará al trabajador en los términos de ley.

Evidenciada una situación irregular por parte de uno cualquiera de los miembros de los órganos anteriormente enunciados, del cual se pueda inferir que cometió una violación a las normas que regulan el SARLAFT, corresponde al Oficial de Cumplimiento iniciar la investigación preliminar, y de evidenciar una posible infracción debe trasladar el caso a la Junta Directiva para que inicie el proceso investigativo pertinente con intervención de la parte acusada, instancia donde el Oficial de Cumplimiento prestará la colaboración que sea necesaria. De comprobarse la falta y de acuerdo con la gravedad de la misma, la Junta Directiva aplicará las sanciones que sean de su competencia o gestionará su imposición ante la Asamblea General de Accionistas cuando corresponda a ésta decidir el caso; lo anterior, sin perjuicio de que la Junta Directiva informe de lo sucedido a la Superintendencia Financiera de Colombia y/o a las autoridades penales correspondientes.