Aprende a construir presupuestos dinámicos

En el ámbito empresarial, los planes estáticos son a menudo una receta perfecta para el desastre, incluyendo los presupuestos que tradicionalmente se ven como planes fijos y que no son sujetos a ningún tipo de ajustes, pues se vuelven obsoletos rápidamente y pasan a ser irrelevantes con los cambios de mercado, del entorno y factores económicos externos. Por eso, es de vital importancia crear presupuestos dinámicos, continuos o rolling forecast, para la toma de decisiones, que en general son más adaptables y sensibles a la realidad que viven las empresas.

Los beneficios de los presupuestos dinámicos son más evidentes en los países con escenarios económicos y/o políticos de alta incertidumbre, pues permiten tomar decisiones que se ajusten a medida que las condiciones cambian. Por ello, te ofrecemos los siguientes consejos prácticos:

• Crear escenarios de proyección para el presupuesto dinámico

En los presupuestos dinámicos normalmente se parte de la creación de tres escenarios base: mejor escenario, peor escenario y el escenario "más probable". Los tres escenarios en general deben estar bien sustentados, en evidencias o datos del pasado, supuestos realistas y sobre todo evitando hacer ajustes arbitrarios por cualquiera de los miembros que participan en la construcción de los mismos o incluso por la alta gerencia.

• Mejorar los escenarios de proyección con indicadores macroeconómicos

En la construcción de los tres escenarios (peor, mejor y escenario más probable) es clave que los cimientos que los diferencien incluyan los elementos, indicadores y pronósticos macroeconómicos que puedan generar mayor volatilidad y relevancia para la empresa, y que simplemente no sean ideados o inventados por la persona encargada de la construcción del modelo.La flexibilidad es clave cuando se habla de presupuestos dinámicos

Al inicio de cada año se debe comenzar dando prevalencia al escenario "más probable", pero todos los niveles de decisión de la empresa deben entender que estas expectativas deben estar bajo continuo proceso de revisión. A medida que se vayan presentando fluctuaciones por factores de mercado y/o externos, los presupuestos se deben ir ajustando, con el fin de tomar decisiones en la empresa para mejorar la situación de la compañía a tiempo y evitar procesos operacionales tan rígidos que vuelven los cambios un dolor de cabeza.

• Construir planes de acción y contingencia para los diferentes escenarios de proyección

La elaboración de los planes de contingencia usualmente debe partir del peor escenario posible que se construyó en su momento. Sin embargo, es importante estar preparado para los desafíos que se pueden llegar a presentar incluso si los resultados de la compañía se asemejan más al mejor escenario posible; esto dado que ambos escenarios implican revisión de temas de capacidad que deben ser analizados con anticipación.

Los planes de acción y de contingencia deben incluir procesos que claramente evidencian cómo la organización responderá ante desviaciones en el cumplimiento presupuestal.

• Realizar monitoreo constante. Las actualizaciones periódicas son de vital importancia

No existe una regla general que defina las fechas y periodicidad en que las empresas deben revisar y actualizar los pronósticos continuos, ya que estos ajustes dependen de la naturaleza y volatilidad de los factores macroeconómicos, políticos y externos en que cada empresa se desenvuelve. A mayor incertidumbre, probablemente será recomendable hacerlo con mayor frecuencia.

Como recomendación es necesario revisar y actualizar los presupuestos mínimamente cuando se evidencian cambios sustanciales en el entorno económico o en los resultados de la compañía. Por ejemplo: nuevas decisiones de negocio que no estaban originalmente previstas, nuevas alianzas, fusiones o adquisiciones, lanzamientos de productos, cambios importantes en costos o en gastos administrativos, variaciones en los indicadores macroeconómicos que más afectan la empresa, entre otros.

• Pensar en un proceso de planeación financiera más proactivo

Cuando se habla de presupuesto dinámico no solo se debe pensar en flexibilidad y en ajustar los números de acuerdo con el comportamiento real de la compañía. Se debe pensar en un proceso de planeación financiera mucho más proactivo, acompañado en general de un cambio de chip en la empresa.

Cuando se actualiza el presupuesto en respuesta a las condiciones de mercado, la empresa puede enfrentar la incertidumbre de manera más efectiva, evaluar con mayor precisión las oportunidades que surgen y, por ende, orientarse de manera más sólida hacia la generación de rentabilidad y la sostenibilidad financiera.